Inkasso

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Inkasso - Das ist zu tun und darauf sollten Sie achten

Ein Inkasso, auch als „Forderungsunternehmen“ bekannt, ist ein Unternehmen, das sich darauf spezialisiert hat, fällige Forderungen von säumigen Zahlern einzutreiben. Inkassos übernehmen dabei die gesamte Kommunikation mit dem „Schuldner“.

Wer also eine Rechnung nicht bezahlt und trotz Mahnungen nicht reagiert, der wird früher oder später von einem Inkasso kontaktiert. Ab diesem Zeitpunkt übernimmt das Forderungsunternehmen die vollständige Kommunikation mit dem Schuldner. Darunter fallen außergerichtliche Lösungen wie Zahlungsvereinbarung oder Einstellung des Verfahrens, aber es kann auch zu gerichtlichen Schritte wie Vollstreckung oder Pfändung kommen.

Worauf Sie achten sollten, wenn Sie ein Inkassoschreiben erhalten haben, was die wichtigsten Schritte sind und wie Sie das Problem lösen, zeigen wir Ihnen.


Was ist ein Inkasso - Definition

„Inkasso“ bedeutet allgemein die geschäftsmäßige Beitreibung von fälligen Forderungen. Dies trifft sowohl auf kleine Rechnungen, als auch große Beträge zu. Darunter fällt die nicht bezahlte Rechnung der Telekom, der offene Betrag des Fitnessstudios, aber auch große Summen wie Forderungen aus einem Kredit. Gemeinsam mit dem Mahnwesen und der Debitorenbuchhaltung ist das Inkasso ein Teilbereich des Debitorenmanagements.



Wann kommt es zu einem Inkassofall

„Inkassoverfahren wegen überfälliger Forderung“, „Offene Forderung aus...“ oder auch klassisch „Unser Aktenzeichen“. Das sind die Titel vieler Inkassobriefe, mit denen Schuldnern auf ein Inkasso-Verfahren aufmerksam gemacht werden.

In der Regel gibt es hierzu die folgenden Voraussetzungen, die sich über einen Zeitraum von ca. 6 - 10 Wochen erstrecken:

  • Eine Rechnung aus einem Kauf oder einem laufenden Vertrag wird nicht fristgerecht bezahlt
  • Trotz Zahlungserinnerung und mehrfacher Mahnung wird der offene Betrag nicht (vollständig) beglichen
  • Der Schuldner kommt durch Nichtzahlung in Verzug
  • Die Rechnung bzw. Forderung wird nach abgelaufener Zahlungsfrist an ein Inkasso-Unternehmen abgetreten

Es beginnt mit einer nicht bezahlten Rechnung. Nach 14 Tagen Zahlungsverzug beginnen viele Unternehmen damit, Zahlungserinnerungen oder bereits Mahnungen zu versenden. Schriftliche Mahnung enthalten Angaben über den offenen Betrag, den Zahlungspflichtigen, die Höhe von anfallenden Mahngebühren, als auch eine Frist, bis wann der Betrag beglichen werden muss.

Zahlungserinnerung und Mahnung

Es gibt normalerweise bis zu drei Mahnstufen, wobei die Zahlungserinnerung noch keine Mahnung ist.

Hervorzuheben bei dieser Mahnung ist die Warnung, dass die Übergabe der SCHUFA gemeldet wird (Inkassoübergabe)

Der "große Schritt" ist dann ein Schreiben von einem Forderungsunternehmen oder Inkassodienstleister. Die großen Inkassodienstleister wie EOS Inkasso, COEO Inkasso oder Tesch Inkasso senden direkt bei Übernahme der Forderung eine Information mit einer sogenannten Forderungsaufstellung. Diese beinhaltet die offenen Forderungen, sowie bisher bereits angefallene Gebühren.

Zusätzlich liegen den Schreiben oft Überweisungsformulare oder SEPA-Lastschriftmandate bei. Mit Unterzeichnung und Einreichung dieser Dokumente ist es möglich, die offene Forderung zu begleichen.

Die Inkassoschreiben haben auch Kontaktinformationen für Briefverkehr, Emails oder Fax. Es besteht auch die Möglichkeit für ein Telefon-Inkasso. Offizielle Benachrichtigungen werden jedoch immer im Schriftverkehr durchgeführt. Das liegt daran, dass Telefonate weniger beweiskräftig sind, als ein Einschreiben oder eine Email.


Musterbrief Inkasso Forderungsaufstellung

Der beiliegende Musterbrief enthält die Ankündigung des Inkasso sowie eine Forderungsaufstellung der offenen Forderungen.

Hervorzuheben bei dieser Mahnung ist die Warnung, dass die Übergabe der SCHUFA gemeldet wird (Inkassoübergabe)

Das erste Schreiben vom Inkasso – Was bedeutet das?

Wichtig ist: Ruhe bewahren. Gehen Sie wie folgt vor, wenn Sie ein Schreiben erhalten haben:

Überprüfen Sie das Inkasso

Bevor Sie in Unsicherheit geraten, ist der erste Schritt die Überprüfung des Inkasso-Dienstleisters wichtig. Ob das Inkasso wirklich existiert, oder nur ein symbolisches "Inkasso Moskau" ist, können Sie an Erlaubnissen und Mitgliedschaften erkennen. Forderungsunternehmen sind oftmals Mitglied in Inkasso-Verbänden, wie beispielsweise der Bundesverband Deutscher Inkasso-Unternehmen e.V., der Bundesverband für Inkasso und Forderungsmanagement e.V. (BFIF e.V.) oder der Inkassoverband Österreich in der Alpenregion.

Neben Mitgliedschaften muss jedes Inkassobüro auch eine rechtliche Genehmigung haben. Sie können diese jederzeit im Rechtsdienstleistungsregister einsehen. Für das Inkasso "Universum Inkasso GmbH" ist beispielsweise folgender Eintrag hinterlegt:

Eintragung Universum Inkasso im Rechtsdienstleistungsregister

Eintragung der Universum Inkasso GmbH im Rechtsdienstleistungsregister

Überprüfen Sie die Rechtmäßigkeit der Forderung

Sollte klar sein, dass das Inkasso erlaubnismäßig handelt, ist jetzt zu klären, ob die Forderung gültig ist. Schauen Sie sich dazu an, wen das Inkasso vertritt, welche Forderung angemeldet wurde und ob diese Forderung existiert. Sie haben die Möglichkeit, Ihren Widerspruch gegen unrechtmäßige Forderungen zu erteilen. Sie müssen garnichts zahlen, wenn Sie nämlich auch nichts schulden. Das heißt, wenn kein Vertrag existiert und keine offene Rechnung besteht, dann können sie der Forderung schriftlich widersprechen

Planen Sie die nächsten Schritte und nehmen Sie ggf. Kontakt auf

Wenn es sich bestätigt hat, dass das Inkassounternehmen rechtmäßig agiert UND die Forderung ebenfalls rechtmäßig ist, dann geht es in den nächsten Schritt. Denn eine rechtmäßíge Schuld muss auch beglichen werden. Wichtig bei einem Inkassoverfahren ist immer den Kontakt aufrecht zu erhalten. Achten Sie jedoch dabei darauf, nichts vorzeitig zu unterschreiben, und keine Verpflichtungserklärungen abzugeben.

Planen Sie finanziell, wie Sie die Schuld begleichen können, um den Prozess insbesondere außergerichtlich abzuschließen. Hierfür kann sich ein gut strukturiertes Haushaltsbuch lohnen.

Was darf ein Inkasso, was darf es nicht?

  • Gebühren bei der Eintreibung von rechtmäßigen Forderungen verlangen. Maximal in der Höhe der Kosten eines Rechtsanwalts
  • Verzugszinsen 5% über dem Basiszinssatz berechnen
  • Vor-Ort Besuch abhalten, jedoch ohne Recht, bspw. das Grundstück zu betreten
  • Gebühren in willkürlicher Höhe ansetzen
  • Bei unberechtigten Forderungen überhaupt Gebühren verlangen
  • Sie bedrohen oder Ihr Grundstück betreten (Hausfriedensbruch)
  • Rechtliche Schritte einleiten, wenn die Forderung nicht existiert
  • Ihre Daten an unberechtigte Dritte weitergeben (Datenschutz)

Nicht bezahlte, aber berechtigte Forderungen können Konsequenzen haben

In einem ersten Schritt wird das beauftragte Forderungsunternehmen immer versuchen, die Schulden außergerichtlich einzutreiben. Das heißt, man einigt sich direkt mit dem Schuldner. Dies kann durch Zahlung per Lastschrift oder durch Überweisung geschehen. Erklärt sich der säumige Verbraucher dazu bereit, die offene Rechnung zu bezahlen, kann das Forderungsunternehmen auch Stundungsvereinbarungen, Ratenzahlungen und Vergleichsvereinbarungen mit ihm vereinbaren. Sollte der Schuldner die Forderung nicht sofort begleichen können, dann gestatten viele Inkassounternehmen auch die Zahlung auf Raten („Ratenvereinbarung“).

Erst, wenn das außergerichtliche Inkasso keinen Erfolg bringt – beispielsweise durch Weigerung zur Zahlung oder, weil mit dem Inkasso nicht kommuniziert wird, dann kommt es zu einem gerichtlichen Inkassoprozess, im schlimmsten Fall also zu einem Vollstreckungsverfahren. Hierzu fallen weitere Gebühren an für das gerichtliche Verfahren, da auch Mahn- und Vollstreckungsbescheide veranlasst werden.

Im gerichtlichen Prozess kann es letztlich zu einer Zwangsvollstreckung durch den Gerichtsvollzieher mitsamt Pfändung des verwertbaren Eigentums kommen. Der Schuldner hat dabei nicht nur den Rechnungsbetrag selbst, sondern auch die Mahnkosten, die entstandenen Kosten durch die Inkassobeauftragung sowie die Folgekosten durch das Gericht zu begleichen. Die Höhe dieser sogenannten Inkassokosten ist in § 4 Absatz 5 des Einführungsgesetzes zum Rechtsdienstleistungsgesetz geregelt.

Inkassogebühren und Kostenpauschale aufschlagen

Für die Leistungen, die ein Forderungsunternehmen erbringt, darf es Inkassokosten erheben. Wichtig ist, dass die Forderung berechtigt ist. Ferner können Pauschalkosten (Auslagenpauschale) angerechnet werden, wie bspw. für Porto oder Auslagen. Diese Kosten muss der Schuldner übernehmen.

Dem Einführungsgesetz zum Rechtsdienstleistungsgesetz zufolge dürfen Forderungsunternehmen die gleichen Kosten wie ein Rechtsanwalt verlangen. Dazu gehören neben der Hauptforderung, also dem offenen Rechnungsbetrag, unter anderem auch Zinsen. Die Zinsen dürfen in aller Regel nicht mehr als fünf Prozentpunkte über dem Basiszinssatz liegen. Der Basiszinssatz liegt aktuell (Juni 2020) bei -0,88%. Für Mahnkosten gibt es keine feste gesetzliche Regelung. In der Regel sollten diese nicht über 10,- EUR liegen.

Wie hoch sind Inkassogebühren?

Rechenbeispiel: Bei einer offenen Forderung in Höhe von 450,- Euro können nach Rechtsanwaltsvergütungsgesetz (RVG) Kosten zwischen 22,50 Euro und 112,50 Euro vom Inkasso verlangt werden. Hinzu kommen möglicherweise Auslagen für Porto sowie etwaige Mehrwertsteuer. Die Kosten für Auslagen dürfen in der Regel nicht über 27,- Euro liegen. Eine feste gesetzliche Regelung existiert jedoch nicht bzw. ist von der Forderung an sich abhängig.

Darf ein Inkasso ein Konto pfänden?

Eine Pfändung eines Kontos beim Schuldner erfolgt über einen sogenannten „Pfändungs- und Überweisungsbeschluss“, der vom Gläubiger bzw. dem Inkasso bei dem zuständigen Gericht beantragt wird. Bei Pfändung wird das Konto bei der Bank oder Sparkasse entsprechend in Anspruch genommen, weshalb die Pfändung ein wichtiges und oft wirksames Instrument ist, um Schulden einzutreiben.

Wichtig: Der Pfändungsschutz nach § 850 ZPO muss dabei eingehalten werden. Das bedeutet, dass die Pfändungsschutzgrenze entsprechend Pfändungstabelle unberührt bleibt. Diese liegt seit dem 1. Juli 2019 bis min. 30. Juni 2021 bei 1179,99 EUR. Bei Schuldnern, die weniger als den Pfändungsbetrag auf dem Konto haben, kann das Konto bzw. der Betrag nicht gepfändet werden. Hierbei ist zu beachten, dass ein Schuldner ein entsprechendes Pfändungsschutzkonto (P-Konto) gemäß §850k ZPO bei der Bank beantragen muss.

Negativen SCHUFA-Eintrag melden

Ob und wann der SCHUFA Meldung gemacht wird, dass eine offene Forderung besteht, hängt nicht nur von einem Inkasso ab. Denn der Gläubiger hat bereits die Möglichkeit, die Meldung an das Inkasso an die SCHUFA zu melden, was einem Negativeintrag gleichkommt. Aber: Dies geschieht nicht sofort und auch nicht bei kleinen Forderungen, bei denen der Mahnprozess noch nicht abgeschlossen ist.

Bei einem Ratenkredit wird in der Regel die Übergabe an das Inkasso nach abgeschlossenem Mahnverfahren, Kreditkündigung und Abtretung an das Inkasso gemeldet. Hierbei wird der Eintrag „Übergabe Inkasso“ gesetzt. Das negative Schufa-Merkmal lautet „UI“ und bedeutet, dass ein Inkasso eingesetzt wurde.

Das Merkmal „UI“ wird nicht von allen Banken sofort gemeldet, sondern wird ggf. erst gesetzt, wenn auch das außergerichtliche Mahnverfahren des Forderungsunternehmens ohne Erfolg abgeschlossen ist.

Bei Vertragspartnern wie der Telekom oder dem Fitnessstudio wird in der Regel erst ein negativer Stand gemeldet, wenn das außergerichtliche Mahnverfahren erfolglos war. Hierzu muss ein qualifizierter Saldo vorliegen und nachgewiesen werden. Im nächsten Schritt folgen bereits rechtliche oder gar gerichtliche Schritte (Schufa-Merkmal SD: Saldo aus fälliger / rückständiger oder titulierter Forderung).

Rechtlich gesehen meldet der Gläubiger der SCHUFA die negativen Einträge, d.h. die Bank selbst oder der Vertragsanbieter. In der Realität kann jedoch das Inkassounternehmen diese Aufgabe im Namen des Forderungsprozesses übernehmen. Denn viele Unternehmen treten Debitorenmanagement, Mahnwesen, als auch die Schufa-Meldungen auf einen Schlag an das Inkasso ab.

Für eine Auflistung der SCHUFA-Merkmale (positiv sowie negativ) empfehlen wir Ihnen unseren Beitrag Schufa-Eintrag: Wann, warum und wie lange


Einige der größten Inkassodienstleister Deutschlands

Die Anzahl an Forderungsunternehmen in Deutschland ist hoch. Allein die Mitgliederliste des Bundesverband Deutscher Inkasso-Unternehmen e.V. überschreitet 400 Mitglieder. Wir haben einen kleinen Auszug der bekanntesten und am meist gesuchtetesten Inkassodienstleister aufbereitet:

Name Webseite Vertritt u.a.
Universum Inkasso Webseite Deutsche Bahn, neckermann
EOS Inkasso Webseite Bundesagentur für Arbeit, Vattenfall
Tesch Inkasso Webseite Stromio, Park & Control
Real Solution Inkasso Webseite Landesbank Berlin, mobilcom

Robert Tech

Autor: Robert
Kreditbearbeiter der GIROMATCH GmbH

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